Как защитить Excel Online от редактирования другими пользователями

В 21 веке становится все сложнее защищать свои персональные данные и личную информацию. Все информационные сети запрашивают сведения о пользователе, некоторые платформы предлагают делиться информацией с определенным кругом лиц. Excel Online также открыт отправки документам другим пользователям. Более того, они даже могут редактировать ее, если дать на это соответствующее разрешение. Но в статье рассмотрим обратное – как защитить от таких вмешательств документ в Эксель Онлайн.

Как дается доступ к документу Excel Online другим пользователям

Работа с Эксель Онлайн тем и хороша, что в любой момент можно предоставить другим пользователям доступ к информации. И все это только с помощью одной ссылки на документ. Но иногда документ нужно просто продемонстрировать, запретив любое иное вмешательство, которое может безвозвратно удалить или изменить данные в документе. Так, в Эксель Онлайн можно сделать следующее:

• Запретить редактирование всего документа;
• Запретить редактирование одного листа;
• Запретить редактирование определенных ячеек.

Каждый из этих вариантов защитит определенную информацию, которую пользователь не планирует разрешать изменять другим пользователям.

Кроме этого, создатель документа может изначально выбрать кому открывать доступ к документу в разделе «Настройки доступа»:

• Определенным пользователям по приглашению владельца;
• Всем пользователям по ссылке.

При выборе варианта со ссылкой можно сразу определить роль для пользователей: «Читатель», «Комментатор» или «Редактор». В зависимости от роли пользователю будет доступен определенный набор функций и инструментов.

Теперь рассмотрим как запрещать доступ ко всему документу или к определенной его части.

Как защитить весь документ Эксель от редактирования

Этот способ подойдет на тот случай, если пользователь хочет только поделиться документом, избегая вероятности редактирования его другими юзерами. Выше уже упоминалось о ролях пользователей в документе. Блокировать редактуру документа нужно также через этот инструмент. Для этого нужно:

1. Открыть документ, которым нужно поделиться;
2. В правом верхнем углу выбрать пункт «Настройки доступа»;
3. Если документ еще не назван, появится окошко «Название», в котором нужно именовать документ;
4. Нажать «Сохранить»;
5. В появившемся окошке внизу блока «Скопировать ссылку» выбрать пункт «Изменить»;
6. Откроется окно доступа к редактуре документа, выбрать справа роль «Читатель»;
7. Скопировать ссылку на документ;
8. Нажать «Готово».

Теперь все пользователи, которые получат ссылку на документ, смогут открывать его и читать, но вносить какие-либо изменения не смогут, пока владелец сам не даст на это разрешение. Таким способом документ защищен только от редактирования внутри.

В любом случае, функции копирования информации из него остаются доступны, так что не стоит таким образом передавать ту информацию, которая в принципе не должна оказаться в руках у третьих лиц.

Как защитить один лист от редактирования

Иногда пользователь работает с открытым документом, но один или два листа в нем могут быть не для широкого доступа, а только для определенного круга лиц. Тогда становится вопрос о том, как крыть эти листы, не заводя новых таблиц. Для этого нужно:

1. Открыть документ с теми листами, которые нужно скрыть;
2. Выбрать один или несколько листов, кликнув на них мышкой;
3. На вкладке листа кликнуть пункт «Стрелка вниз»;
4. Из открывшегося меню выбрать пункт «Скрыть лист».

Для того, чтобы этот способ сработал, в таблице должно быть минимум 2 листа. В случае со скрытым листом, пользователи с ролью «Редактор» могут его видеть так же, как и владелец. Лучшего всего отправлять такие документы только тем, у кого доступ к документу в роли читателя или комментатора.

Как защитить отдельные ячейки Excel Online от других пользователей

Другой вариант – когда нужно скрыть только некоторые ячейки от посторонних глаз пользователей. Это случается, когда есть необходимость спрятать некоторые данные из документа, но нет времени, возможности или желания создавать для этого отдельный документ, из которого удалять те ячейки, которые не должны видеть другие. Для этого нужно:

1. Открыть таблицу с нужными ячейками;
2. Выбрать раздел «Данные»;
3. В появившемся меню выбрать пункт «Настроить защищенные листы и диапазоны»;
4. В появившейся панели выбрать раздел «Добавить лист или диапазон», в котором нужно выбрать пункт «Диапазон»;
5. Во вплывшем меню выбрать диапазон ячеек, прописав их названия вручную или выделив в документе;
6. Выбрать пункт «Задать разрешения»;
7. Указать предупреждение на редактирование (в этом случае другие пользователи смогут редактировать ячейки, но только получив специальное разрешение от владельца по запросу);
8. В поле «Кто может редактировать документ» выбрать пункт «Только вы».
9. Нажать «Готово».

Теперь выбранные ячейки будут защищены от редактирования другими пользователями. Либо владелец даст разрешение на редактирование после согласования запроса на это. Увидеть ячейки, защищенные от изменений можно через подраздел «Защищенные диапазоны» раздела «Вид». Соответствующие ячейки будут заштрихованы.